Rolodex

ワタクシ、20年前ぐらいまでは何とか整頓できる人でしたが、今は忘却の酷さも手伝って、ダラシナイ状態になっています。その内、整頓しようと思っていて忘れてしまい、何がどこにあるのかすっかり忘れて分からなくなっています。「あぁ、こんなところにあったのかぁ」などということが往々にしてあります。

今日も、2つあるテーブルの1つにゴチャゴチャといろいろなものが置かれているのですが、母宛の封筒があったので「アレ?」っと思って摘まみ出してみると去年の夏バンフに行った時の写真が同封してありました。郵便局に持って行くのを忘れ、そのままになっていたようです。別に大勢に変わりないことなので送らなかったことは気にならないのですが、忘れる度合いが酷くなるのが気になります...と言いながら実はすぐ忘れて気にならなくなるので困ります。

思えば、むかしは税金の報告書を含め殆どの支出書類など過去10年ほどの期間をきちんとファイルしていた私は、何かあるとすぐそれを参考にして処理出来ました。その当時、秘書という仕事をしていたため自分の生活にもその整頓の癖が入っていたのかも知れません。

私が弁護士事務所で働いていた時代、秘書の一番大事な仕事は情報、ファイルの整頓だと思っていました。私は多忙なボス(直接の上司)についていたので「アレ持って来て」「アレ準備お願い」[アレ調べて]と言われて、すぐ情報ファイルを調べてサッと持って行くとボスは大喜びでした。今はデジタル時代でコンピューターですぐ出せますが、20年30年前は、全部大きなファイルキャビネットとローロデックス(卓上ローラー式インデックスファイル)が秘密兵器でした。

ボスは誰かとミーティングすると、その人たちの名刺をすぐ私に渡します。私はそれに日付などをメモして私のローロデックスに貼り付けておきます。他社で引越やら人事異動があったりすると、ボスはその情報をすぐ私に伝えてくれるので、即、ローロデックスに書き込んで置きます。ボスから「誰々に電話して」と言われた時、すぐ電話できるのもローロデックスのお陰でした。相手の秘書の名前や直通番号その他細々した情報も書き込まれている私のローロデックスがあまり便利なので、ボスのローロデックスにも同じように貼り付けて欲しいと言われたほどです。

ファイルキャビネットにもボスの仕事全部をファイルしました。1つの書類に2つ以上の関係ファイルがあるとコピーをして関係ファイル全部に入れておきました。書類が大きすぎる場合は「どこどこのファイルにこの書類がある」というメモ用紙を入れて置き、すぐ分かるようにしておきました。そしてファイルの一覧表も作っておき、新規ファイルがあると追加して更新しておきました。今思うとPCと同じ機能をマニュアルでこなしていたということになります。

こんなにだらしなくなった今、あの分厚いローロデックスをとても懐かしく思い出している私です。